Politique de confidentialité
1. Qui est responsable de vos données à caractère personnel ?
La S.R.L. ROGER THAT (ou “Roger That” “nous” ou “le responsable de traitement”), ayant son siège social situé au 71, Avenue Charles Woeste à 1090 Jette, doit être entendue, au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (“RGPD”), comme responsable de traitement en ce qu’elle traite les données à caractère personnel de :
- Ses clients B2C
- Ses potentiels futurs clients
- Des représentants personnes physiques de ses clients B2B
- Des représentants personnes physiques de ses partenaires B2B tels que par exemple les organisateurs d'événements
- Des représentants personnes physiques de ses fournisseurs
(“vous” ou “les personnes concernées”)
La présente Politique de confidentialité (« Politique ») a pour objectif de vous informer, de la manière la plus transparente possible, sur la manière dont Roger That traite, collecte et conserve vos données à caractère personnel.
La présente Politique est purement informative et n’impacte nullement les dispositions contractuelles auxquelles vous êtes soumis. Ces documents conservent donc toute leur validité. |
2. Notions essentielles
Au sens de la présente Politique, il faut entendre par :
i) « données à caractère personnel », toute information qui permet de vous identifier, en tant que personne physique, directement ou indirectement.
Par exemple : le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, le numéro de registre national, l’adresse, etc.
ii) « traitement des données à caractère personnel », toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel.
Par exemple : la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
iii) « responsable de traitement », la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.
En l’espèce, il s’agit de Roger That.
iv) « sous-traitant », la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
v) « tiers », toute personne physique ou morale, autorité publique, service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel.
vi) « destinataire », la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers. Toutefois, les autorités publiques qui sont susceptibles de recevoir communication de données à caractère personnel dans le cadre d'une mission d'enquête particulière conformément au droit de l'Union ou au droit d'un État membre ne sont pas considérées comme des destinataires; le traitement de ces données par les autorités publiques en question est conforme aux règles applicables en matière de protection des données en fonction des finalités du traitement.
3. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Et par quel(s) moyen(s) y avons-nous accès ?
a. Catégories de données traitées
Pour la réalisation des finalités de traitement listées ci-après, Roger That est amené à traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes :
- Données d’identification : nom, prénom, le cas échéant la dénomination sociale de l’entreprise, adresse postale ;
- Données d’identification électronique et téléphonique : adresse e-mail et numéro de téléphone ;
- Données de facturation ;
- Données liées à l’organisation d’un événement ;
- Toute autre donnée qui serait transmise volontairement par la personne concernée à Roger That ;
b. Données particulières
Par principe, Roger That ne traite pas de catégories particulières de données à caractère personnel révélant votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale, vos données génétiques, vos données biométriques, vos données de santé ou les données concernant votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle, sans votre consentement.
c. Données à caractère non personnel
Il est possible que nous soyons également amenés à récolter des données à caractère non personnel.
Ces données sont qualifiées de données à caractère non personnel car elles ne permettent pas d’identifier directement ou indirectement une personne en particulier. Elles pourront dès lors être utilisées à quelques fins que ce soit.
En revanche, dans l’hypothèse où des données à caractère non personnel seraient combinées à des données à caractère personnel, de sorte qu’une identification des personnes concernées serait possible, ces données seront traitées comme des données à caractère personnel jusqu’à ce que leur rapprochement avec une personne particulière soit rendu impossible.
d. Méthodes de collecte
- Directe. La plupart des données à caractère personnel vous concernant sont collectées directement auprès de vous par Roger That notamment à travers des échanges d’e-mails ou autres formes de contact que vous pourriez avoir avec elle.
- Indirecte. Il est également possible, dans certains cas où nous organisons un événement en partenariat avec un partenaire, tel que Eventbrite par exemple, que certaines de vos données nous soient communiquées par ce partenaire.
4. Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ? Et sur quelle(s) base(s) légale(s) traitons-nous vos données à caractère personnel ?
Bases légales | Finalités |
Traitements sur la base légale de l’exécution du contrat qui vous lie à Roger That | Vos données à caractère personnel sont traitées, notamment, pour les finalités suivantes : En tant que client de l’espace de co-working (B2B et B2C) :
En tant que fournisseur B2B de l’espace de coworking :
En tant que partenaire de Roger That :
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Traitements sur base des intérêts légitimes de Roger That | En tant que client de l’espace de co-working (B2B et B2C) :
S’agissant des traitements se fondant sur cette base légale en particulier, nous veillons toujours à ce qu’il y ait un équilibre entre vos droits et intérêts et ceux de Roger That. |
Traitement sur base du respect par Roger That d’une obligation légale à laquelle elle est soumise | Les traitements de données à caractère personnel peuvent résulter d’une obligation légale qui impose à Roger That, par exemple, de répondre à une demande de tiers autorisé (voir point 5b.§2), d’appliquer les obligations fiscales et sociales. |
Traitement sur base de votre consentement | L’envoi de prospections commerciales / newsletters est soumis à votre consentement. |
Traitements non-encore envisagés | Roger That peut être amené à effectuer des traitements qui ne sont pas encore prévus dans la présente Politique. Dans ce cas, vous serez contacté par nos soins avant toute réutilisation de vos données à caractère personnel afin de vous informer des traitements non encore envisagés et vous donner la possibilité, le cas échéant, de les refuser. |
5. Qui a accès à vos données à caractère personnel ?
a. Destinataires internes
L’accès à vos données à caractère personnel est strictement limité au sein de Roger That aux seules personnes suivantes:
- les membres de Roger That en charge de la contractualisation et de la gestion de la facturation ;
- les membres de Roger That en charge de la communication (exemple : pour l’envoi des newsletters) ;
- la/les personnes à l'accueil de l’espace de coworking.
b. Destinataires externes
Dans le cadre de nos activités, il peut nous arriver de partager vos données notamment avec les destinataires suivants :
- Notre prestataire informatique et hébergeur ;
- Nos prestataires financiers assurant le suivi des paiements en ligne.
Il est également possible que Roger That soit tenu de divulguer certaines de vos données à caractère personnel à des tiers autorisés à en connaître, notamment lorsque des dispositions législatives, une décision de justice ou un ordre d’une autorité publique rendent cette communication nécessaire.
Il peut s’agir notamment d’une communication aux tiers suivants : autorités judiciaires ou gouvernementales, institution bancaire, inspection du travail, services fiscaux, services de police, huissiers de justice, secrétariat social, Office national des vacances annuelles, ONSS, ONEM, le SPF Finance, caisses d’allocation familiales, fonds sociaux sectoriels, etc.
Aucune de vos données à caractère personnel n’est transférée à des pays tiers, situés en dehors de l’Union européenne ou à des organisations internationales. Si cela devait devenir le cas, nous nous engageons à prendre les mesures de sécurité appropriées afin de garantir un niveau de protection suffisant de vos données à caractère personnel.
6. Pendant combien de temps gardons-nous vos données?
De manière générale, vos données à caractère personnel sont conservées uniquement pendant le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle nous les détenons. Nous faisons en sorte que ces durées de conservation soient pertinentes et qu’elles respectent les délais légaux.
En ce qui concerne les durées de conservation spécifiques, nous avons défini les durées suivantes :
- 10 ans à compter de la fin de la relation contractuelle qui nous lie ;
- 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale en ce qui concerne les données des clients utilisées à des fins de prospection commerciale ;
- 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact venant du prospect en ce qui concerne les données relatives aux prospects utilisées à des fins de prospection commerciale. Roger That peut reprendre contact avec le prospect, au terme de ce délai, afin de savoir s’il souhaite continuer à recevoir des sollicitations commerciales. En l'absence de réponse positive et explicite de la personne, les données seront supprimées ou archivées pour une durée conforme aux dispositions en vigueur.
7. Quelles sont les mesures de sécurité mises en place autour de vos données personnelles?
Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adéquat quant au traitement de vos données à caractère personnel, notamment, contre la perte, le vol, l’usage abusif ou l’altération des informations reçues, la divulgation ou l’utilisation non autorisée. Ce niveau de sécurité est établi sur base des risques présentés par le traitement et la nature des données à protéger.
Dans l’éventualité improbable et malheureuse où vos données à caractère personnel devaient être compromises en raison d'une violation de la sécurité, nous nous engageons à agir rapidement afin d’identifier la cause de cette violation et à prendre les mesures de remédiation adéquates.
Si nécessaire, conformément à la loi en vigueur, nous vous informerons de cet incident.
8. Vos droits
En tant que personne concernée par le traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez d'un certain nombre de droits concernant l'accès et le contrôle de vos données à caractère personnel, notamment :
Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits :
9. Questions, réclamations ou plaintes
Si vous souhaitez réagir à l'une des pratiques décrites dans la présente Politique, il vous est conseillé de prendre contact avec le Référent RGPD de Roger That :
Madame Déborah De Klerk, disponible à l’adresse e-mail deborah@rogerthat-pr.be
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données belge :
Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles
Tél. + 32 2 274 48 00
Fax. + 32 2 274 48 35
Enfin, vous avez la possibilité de porter plainte devant les juridictions nationales compétentes.
10. Modification de la Politique
Nous nous gardons le droit de modifier la présente Politique afin de notamment l’adapter aux nouvelles exigences légales. De telles modifications prendront effet immédiatement après la mise à jour du présent document. Cette mise à jour vous sera communiquée selon le moyen que nous jugerons opportun.
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